In vielen Unternehmen landet die operative Steuerung der Personaldienstleister automatisch bei HR. Auf den ersten Blick wirkt das sinnvoll: HR kennt die internen Anforderungen, stellt Anfragen und begleitet Rekrutierungsprozesse.
In der Praxis entsteht daraus jedoch eine Überlastung der HR-Teams und eine Vendor-Steuerung, die weder effizient noch zukunftsfähig ist. Professionelles Vendor Management – also die zentrale, KPI-basierte Steuerung aller Personaldienstleister – gehört nicht in die HR-Administration, sondern in eine eigene Rolle oder in den Einkauf.
HR ist nicht für Lieferanten- und Leistungssteuerung ausgelegt
Vendor-Management bedeutet etwas völlig anderes als Personalbetreuung. Es geht um:
- KPI-basierte Leistungsüberwachung aller Personaldienstleister
- Kostenkontrolle und Budgetsteuerung
- Priorisierung zwischen verschiedenen Vendoren
- Eskalationsmanagement bei Nichterfüllung
- Compliance-Prüfungen und Auditfähigkeit
- strategische Allokation von Profilen und Volumen
Diese Aufgaben entsprechen eher Einkauf, Supply Chain oder einem dedizierten Vendor-Team. HR wird dadurch in Rollen gedrängt, die personell, prozessual und fachlich nicht vorgesehen sind
Kurz gesagt: Personaldienstleistung steuern ist etwas anderes als Mitarbeitende entwickeln. Ein klar definiertes Vendor Management (oder ein VMS – Vendor Management System) übernimmt genau diese Steuerungsfunktion und schafft Transparenz auf Lieferantenebene.
HR verliert Fokus auf strategische Aufgaben
Von modernen HR-Bereichen wird erwartet, dass sie:
- Kultur und Zusammenarbeit aktiv gestalten
- Personalstrategien entwickeln und umsetzen
- Führungskräfte begleiten und qualifizieren
- Workforce- und Nachfolgeplanung vorantreiben
Wenn HR stattdessen Zeit mit Koordination von Dienstleistern, Abstimmungen, Nachweisprüfungen oder der täglichen Lieferantenkommunikation verbringt, verschiebt sich der Schwerpunkt zurück in reine Administration.
Der Effekt: HR gestaltet weniger – und verwaltet mehr.
Ein professionelles Vendormanagement entkoppelt operative Steuerung von der strategischen HR-Arbeit. HR bleibt inhaltlich beteiligt (z.B. bei Anforderungsprofilen oder Feedback), muss aber nicht mehr sämtliche Vendoren operativ steuern.
AÜG-, Equal-Pay- und Tarifkomplexität kann HR nicht stemmen – und muss es auch nicht
Die Anforderungen an Arbeitnehmerüberlassungsgesetz (AÜG), Equal Pay und Tariflogiken in der Personaldienstleistung sind hochkomplex und verändern sich laufend.
Dazu gehören unter anderem:
- Equal Pay und Branchenzuschlagssysteme
- Höchstüberlassungsdauer
- Dokumentations- und Nachweispflichten
- Unterweisungen, Arbeitssicherheit & Compliance
- DSGVO-konforme Datenverarbeitung
Dieses Know-how liegt in HR verständlicherweise nicht zwangsläufig vor, und es wäre ineffizient, es in jedem Unternehmen vollständig aufzubauen.
Der entscheidende Fortschritt:
Heute lässt sich diese Komplexität technisch abbilden.
Moderne Vendor- und VMS-Systeme übernehmen große Teile der Prüfung automatisch:
- Überwachung aller gesetzlichen Fristen
- Abgleich von Equal-Pay- und Tariflogiken
- automatische Dokumentations- und Nachweiskontrolle
- KI-gestützte Risiko- und Plausibilitätsprüfung
HR muss diese Regeln nicht mehr im Detail kennen – das System übernimmt die Prüflogik zentral, einheitlich und revisionssicher.
Fragmentierte Steuerung erzeugt Qualitäts- und Informationsverluste
Wenn mehrere Personaldienstleister direkt mit HR, Fachbereichen, Werken oder Teamleitungen kommunizieren, entstehen automatisch:
- unterschiedliche Standards in der Zusammenarbeit
- unklare Verantwortlichkeiten zwischen HR, Einkauf und Fachbereichen
- parallele Abstimmungswege und Doppelarbeit
- Zeitverlust bei Engpässen oder Konflikten
- unvollständige oder widersprüchliche Reporting-Daten
Wichtig: HR verursacht das nicht – die Struktur tut es.
Nur ein zentrales Vendor-Modell mit klaren Spielregeln verhindert diese Fragmentierung. Ein Vendor (z. B. ein Master Vendor oder Lead Vendor) bündelt Kommunikation, standardisiert Prozesse und stellt sicher, dass alle Personaldienstleister nach denselben Kriterien arbeiten.
Professionelles Vendor Management schafft klare Strukturen
Unternehmen, die ihre Personaldienstleister erfolgreich steuern, setzen auf:
- einen zentralen Ansprechpartner für alle Fragen zur Personaldienstleistung
- ein System mit Echtzeitdaten zu Kosten, Besetzungen und Laufzeiten
- einheitliche KPIs für HR, Einkauf und Werk
- technische Compliance-Überwachung (AÜG, Equal Pay, Tariflogiken)
- konsolidierte Dienstleisterstrukturen statt unübersichtlichem „Dienstleister-Zoo“
- klare Rollen zwischen HR, Einkauf und Vendor-Team
Das Resultat:
- schnellere und planbarere Besetzungen
- weniger Administration und Abstimmungsschleifen
- volle Compliance-Sicherheit
- spürbar bessere Kostenkontrolle und bessere Vergleichbarkeit von Vendoren
- mehr Zeit für strategische HR-Themen
Fazit: HR ist entscheidend – aber nicht als Vendor-Steuerer
HR soll Menschen entwickeln, Organisationen stärken und die Zukunft der Arbeit gestalten. Damit das gelingt, braucht es Strukturen, die operative Vendor-Steuerung bündeln und technische Prüfprozesse automatisieren.
Was HR entlastet, schafft dem Einkauf Klarheit – und sichert der Werksleitung den Betrieb: Vendor-Management von EXPERTS & TALENTS vereint zentrale Steuerung, Echtzeit-Transparenz und volle Compliance – individuell auf Ihr Unternehmen zugeschnitten.
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Über den Autor
Jan Wiking ist Account Manager bei der EXPERTS & TALENTS Nord GmbH und spezialisiert auf Vendor Management in der Personaldienstleistung. Er versteht Vendor Management nicht als reine Lieferantensteuerung, sondern als Aufbau tragfähiger Partnerschaften, die den Personalbedarf seiner Kunden punktgenau erfüllen. Mit tiefgreifendem Branchenwissen und maßgeschneiderten Strategien sorgt er dafür, dass Unternehmen zur richtigen Zeit die richtigen Talente gewinnen – auf Basis von Vertrauen, Qualität und Effizienz.
– Jan Wiking
Account-Manager der EXPERTS & TALENTS Nord GmbH
