Compliance-Verstöße im Fremdpersonaleinsatz entstehen selten durch offenen Regelbruch. Viel häufiger entwickeln sie sich schleichend dort, wo Organisationen komplex werden, sich Abläufe eingespielt haben und die Steuerung an Klarheit verliert – insbesondere im Zusammenspiel von HR, Einkauf, Fachbereichen und externen Personaldienstleistern.
Für Unternehmen, die mit Fremdpersonal, Zeitarbeit und Personaldienstleistung arbeiten, ist das Vendor Management ein zentraler Hebel: Es entscheidet darüber, ob Prozesse transparent, auditfähig und rechtssicher laufen – oder ob Risiken unbemerkt wachsen.
Der Beitrag zeigt fünf typische Schwachstellen, an denen Compliance-Probleme im Alltag immer wieder auftreten – und warum ein strukturiertes Vendor Management über alle Vendoren hinweg hier wirksam gegensteuern kann.
Wissenswertes auf einen Blick
- Compliance-Risiken im Fremdpersonaleinsatz entstehen meist aus Intransparenz und gewachsenen Routinen, nicht aus vorsätzlichen Regelverstößen.
- Fehlende Gesamttransparenz über Einsätze führt dazu, dass Equal Pay, AÜG-Höchstüberlassung und Einsatzhistorien nicht vollständig nachvollziehbar sind.
- Informelle Bedarfsdeckung „unter Zeitdruck“ etabliert Schattenprozesse neben offiziellen Abläufen – ein Klassiker in der Personaldienstleistung.
- Beziehungsbasierte Steuerung von Dienstleistern ohne klare KPIs und Dokumentation schafft Governance- und Reputationsrisiken.
- Wenn Bedarf, Auswahl und Kontrolle in einer Hand liegen, ist das effizient, aber aus Sicht der Compliance ein strukturelles Kontrollrisiko.
- Dokumentation ohne Auditlogik macht korrektes Handeln im Prüfungsfall schwer belegbar – gerade bei Fremdpersonal und Vendor Management.
Wissensbox –
Was bedeutet Vendor Management im Personalwesen?
Vendor Management im Personalwesen umfasst die zentrale Steuerung aller Personaldienstleister: von der Auswahl über Vertrags- und Konditionenmanagement bis zur Einhaltung von Compliance-Anforderungen. Ziel ist es, Qualität, Kosten, Risiken und Prozesse im Fremdpersonaleinsatz über alle Vendoren hinweg transparent und vergleichbar zu machen.
1. Fehlende Gesamttransparenz über Einsätze: Wo liegen die Risiken im Vendor Management?
Fehlende Gesamttransparenz ist eine der häufigsten Quellen für Compliance-Risiken im Fremdpersonaleinsatz. In vielen Unternehmen sind Informationen funktional verteilt: HR kennt Verträge und Genehmigungen, der Einkauf Preise und Konditionen, das Werk organisiert den operativen Einsatz. Jede Einheit handelt für sich genommen korrekt – dennoch fehlt häufig eine konsolidierte Gesamtsicht über alle Einsätze und alle Personaldienstleister hinweg.
Prüfberichte der Bundesagentur für Arbeit zeigen regelmäßig, dass Verstöße gegen Höchstüberlassungsdauer oder Equal Pay selten aus Vorsatz entstehen, sondern weil frühere Einsätze über andere Dienstleister oder Standorte schlicht nicht bekannt waren. Ohne vollständige Einsatzhistorie wird Compliance zur Annahme, nicht zur belegbaren Tatsache.
Professionelles Vendor Management mit einem zentralen VMS bündelt alle Informationen zu Einsätzen, Verträgen, Kosten und Laufzeiten. Dadurch wird aus vielen Einzelsichten eine belastbare Datengrundlage für Steuerung, Reporting und Compliance in der Personaldienstleistung.
Risiko: formale Gesetzesverstöße trotz guter Absicht, Bußgelder, Nachforderungen.
2. Informelle Bedarfsdeckung unter Zeitdruck: Warum ist sie so gefährlich für Compliance?
Wenn Personal kurzfristig fehlt, werden Prozesse pragmatisch verkürzt. Bedarfe werden direkt mit einem bekannten Dienstleister abgestimmt, Einsätze beginnen, bevor alle formalen Freigaben oder Nachweise vollständig vorliegen. Das ist im Einzelfall menschlich nachvollziehbar – strukturell jedoch hochriskant.
Der Zoll weist in seinen Jahresberichten der Finanzkontrolle Schwarzarbeit immer wieder darauf hin, dass genau solche informellen Abläufe zu erheblichen rechtlichen Risiken führen: etwa bei Haftungsfragen, fehlenden Unterweisungen oder nicht geprüften Dokumenten. Organisationsforschung beschreibt dieses Phänomen als „Normalisierung von Abweichung“: Was funktioniert, wird zur neuen Normalität – auch wenn es außerhalb der eigentlichen Regel liegt.
Im Vendor Management der Personaldienstleistung ist dieses Muster besonders kritisch. Unter Zeitdruck entstehen Schattenprozesse neben den definierten Strukturen: Vendoren werden direkt kontaktiert, Regeln „temporär“ ausgesetzt, Nachweise „nachgereicht“. Wenn das zur Routine wird, verliert das Unternehmen seine formale Steuerungsfähigkeit.
Risiko: Haftungsprobleme, fehlende Nachweisbarkeit, systematische Prozessumgehung.
3. Beziehungsbasierte Steuerung von Dienstleistern: Wann wird Vertrauen zum Risiko?
Langjährige Zusammenarbeit mit einem Vendor schafft Vertrauen und Effizienz. Gleichzeitig verschiebt sich der Maßstab von objektiven Kriterien hin zu persönlicher Erfahrung. Ein Dienstleister wird bevorzugt, weil es „immer gut lief“, Angebote werden weniger kritisch hinterfragt, neue Anbieter haben kaum eine Chance.
Studien großer Wirtschaftsprüfungsgesellschaften zum Third-Party-Management zeigen, dass genau hier Governance-Risiken entstehen: Wo Wettbewerb, Vergleich und dokumentierte Entscheidungslogik fehlen, lassen sich Beauftragungen im Nachhinein kaum sachlich begründen. Nicht der einzelne Dienstleister ist das Problem – sondern die fehlende Distanz und die mangelnde Transparenz in der Steuerung.
Ein strukturiertes Vendor Management definiert klare Kriterien für die Auswahl und Bewertung von Personaldienstleistern: etwa Qualität der Profile, Besetzungszeiten, Compliance-Quote oder Kosten pro Stunde. Entscheidungen werden dokumentiert und mithilfe von KPIs nachvollziehbar gemacht, statt sich nur auf Bauchgefühl oder persönliche Beziehungen zu stützen.
Risiko: Ungleichbehandlung, Korruptions- und Reputationsrisiken, Angriffsfläche für Mitbewerber oder Betriebsrat.
4. Fehlende Trennung von Bedarf, Auswahl und Kontrolle: Wo kollidiert Effizienz mit Compliance?
In vielen Unternehmen melden häufig dieselben Personen den Bedarf, entscheiden über den Dienstleister und bewerten anschließend die erbrachte Leistung. Das ist auf den ersten Blick effizient, widerspricht jedoch grundlegenden Prinzipien interner Kontrollsysteme. Wer alles selbst entscheidet und kontrolliert, kann kaum unabhängig prüfen.
Interne Revisionen bewerten solche Konstellationen regelmäßig als strukturelles Kontrollrisiko. Nicht, weil Mitarbeitende falsch handeln, sondern weil Selbstkontrolle kein ausreichender Kontrollmechanismus ist. Fehlt das Vier-Augen-Prinzip, wird Compliance personengebunden – und damit anfällig, sobald Personen wechseln, unter Zeitdruck stehen oder in Interessenkonflikte geraten.
Aus Sicht eines professionellen Vendor Managements ist deshalb entscheidend: Bedarf definieren, Vendor auswählen und Leistung kontrollieren sollten unterschiedliche Rollen übernehmen – auch wenn sie eng zusammenarbeiten. HR, Einkauf, Fachbereich und ein zentrales Vendor-Team brauchen klar geregelte Zuständigkeiten und Entscheidungswege.
Risiko: Kontrollversagen, Abhängigkeiten, hohe Risiken bei internen und externen Prüfungen.
5. Dokumentation ohne Auditlogik: Warum ist Nachweisfähigkeit so zentral?
In fast allen Unternehmen existieren Verträge, Genehmigungen und Nachweise. Das Problem liegt selten im Inhalt, sondern in Struktur und Aktualität. Dokumente sind verteilt, nicht eindeutig Einsätzen zugeordnet oder Entscheidungsgründe fehlen vollständig.
Arbeitsgerichte stellen in Streitfällen regelmäßig nicht auf formale Verträge ab, sondern auf die tatsächliche Ausgestaltung des Einsatzes. Ohne nachvollziehbare Dokumentation verliert selbst korrektes Handeln seine Beweisfähigkeit. „Nicht belegbar“ wird im Prüfungsfall schnell zu „nicht compliant“.
Ein digitales Vendor Management System schafft hier Abhilfe: Es ordnet Dokumente eindeutig zu, bildet Freigabe-Workflows ab, dokumentiert Entscheidungen und erzeugt eine klare Auditspur. So wird aus reiner Ablage eine belastbare Compliance-Dokumentation für den gesamten Fremdpersonaleinsatz und alle beteiligten Vendoren.
Risiko: „Nicht belegbar“ wird im Prüfungsfall zu „nicht compliant“.
Fazit: Compliance im Fremdpersonaleinsatz ist vor allem eine Frage der Steuerung
Die größten Compliance-Risiken im Fremdpersonaleinsatz sind keine reinen Rechtsfragen, sondern Steuerungsfragen. Sie entstehen dort, wo Transparenz fragmentiert ist, Prozesse informell werden und Verantwortung nicht klar getrennt wird. Genau hier setzt professionelles Vendor Management in der Personaldienstleistung an.
Compliance bedeutet deshalb nicht, immer neue Regeln zu schaffen. Sie bedeutet, Strukturen so aufzusetzen, dass Entscheidungen nachvollziehbar, überprüfbar und erklärbar bleiben – auch dann, wenn der Alltag komplex wird und viele Personaldienstleister beteiligt sind. Unternehmen, die Fremdpersonal über ein zentrales Vendor Management steuern, reduzieren systemische Risiken, erhöhen die Rechtssicherheit und gewinnen gleichzeitig an Effizienz, Kostenkontrolle und Steuerungsfähigkeit.
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Über den Autor
Jan Wiking ist Account Manager bei der EXPERTS & TALENTS Nord GmbH und spezialisiert auf Vendor Management in der Personaldienstleistung. Er versteht Vendor Management nicht als reine Lieferantensteuerung, sondern als Aufbau tragfähiger Partnerschaften, die den Personalbedarf seiner Kunden punktgenau erfüllen. Mit tiefgreifendem Branchenwissen und maßgeschneiderten Strategien sorgt er dafür, dass Unternehmen zur richtigen Zeit die richtigen Talente gewinnen – auf Basis von Vertrauen, Qualität und Effizienz.
– Jan Wiking
Account-Manager der EXPERTS & TALENTS Nord GmbH
