Inhaltsverzeichnis
Die stille Kostenfalle: Was kosten Vakanzen im Mittelstand wirklich?
Unbesetzte Stellen sind nicht nur „ärgerlich“. Sie sind ein betriebswirtschaftliches Risiko – oft ohne saubere Sichtbarkeit in der GuV. In der Produktion kann eine Schlüsselrolle Stillstände, Überstunden oder Qualitätsrisiken auslösen. In Logistik und Service kippt die Lieferfähigkeit. In IT- und Engineering-Rollen verschieben sich Projekte, Meilensteine und Produktstarts.
Viele KMU unterschätzen diese Kosten, weil sie verstreut anfallen: Überstundenzuschläge, Leiharbeits-/Interimkosten, entgangene Marge, Vertragsstrafen, Mehrbelastung im Team, Opportunitätskosten.
Cost-of-Vacancy (CoV) macht das greifbar: Was kostet eine unbesetzte Stelle pro Woche/Monat – realistisch, mit Annahmen, die Sie erklären können?
Praxisnaher Einstieg (ohne akademische Modelle):
- Produktivitätseinbuße pro Rolle (z. B. 30–80 % der Wertschöpfung)
- Mehrkosten durch Überstunden/Schichtzulagen/Externe
- Verzögerungsfolgen (Projekt-/Liefertermine, Qualitätskosten)
- Führungs- und HR-Aufwand (Interviews, Koordination, Nachsteuerung)
Merke: Es geht nicht darum, eine „perfekte“ Zahl zu finden. Es geht darum, eine belastbare Größenordnung zu haben, um Entscheidungen zu priorisieren.
Warum sind klassische Ansätze oft nicht ausreichen?
Viele KMU fahren im Recruiting eine Mischung aus Jobbörsen, internen Ressourcen und punktuellen Dienstleistern. Das funktioniert, bis der Druck steigt: mehrere Vakanzen parallel, saisonale Peaks, neue Standorte oder ein enger Kandidatenmarkt.
Typische Schwachstellen sind dann nicht „die Kanäle“, sondern das System dahinter:
- Unklare Verantwortlichkeiten: Wer treibt die Besetzung wirklich? Wer entscheidet verbindlich – und wie schnell?
- Reibungsverluste: HR, Fachbereiche und externe Partner arbeiten nebeneinander statt integriert.
- Intransparente Steuerung: Es fehlt ein regelmäßiger Takt mit Kennzahlen, Pipeline-Status, Engpassdiagnose.
- Entscheidungsdauer: Zwischen Erstkontakt und Vertragsangebot gehen Chancen verloren – nicht selten 60–90 Tage und mehr.
Und genau hier wird Recruiting teuer: nicht durch eine einzelne Maßnahme, sondern durch fehlende Kapazität und fehlende Klarheit im Prozess.
Der Business Case: Woraus speist sich der ROI von RPO?
RPO (Recruitment Process Outsourcing) ist dann wirtschaftlich, wenn es zwei Dinge gleichzeitig verbessert:
- operative Kapazität im Recruiting
- Prozessklarheit (Prioritäten, Taktung, Feedback, Entscheidungsgeschwindigkeit)
Ein sauber aufgesetztes RPO-Modell muss dabei nicht „alles übernehmen“. Im Mittelstand ist häufig ein Pilotansatz sinnvoll: wenige priorisierte Rollen, klare KPIs, schnelle Lernschleife.
Was muss der RPO für KMU im Kern liefern?
- Entlastung ohne Systemwechsel: Rekrutierung in bestehenden Abläufen und Tools (keine „Tool-Migration“ als Nebenkriegsschauplatz).
- Transparenz durch wöchentliches Reporting: KPI-Dashboard und Status-Takt (Pipeline, Conversion, Engpässe).
- Geschwindigkeit: z. B. Shortlist innerhalb weniger Tage (im Onepager: ≤10 Werktage), Besetzungen häufig innerhalb von <30 Tagen – abhängig von Rolle, Markt und Entscheidungstempo.
- Modularität und Flexibilität: Bedarfsgerecht skalieren („pay-as-you-need“ statt starrem Laufzeitmodell).
Wichtig: Der ROI entsteht nicht nur durch „schneller einstellen“. Er entsteht aus der Summe:
- weniger Vakanzzeit (CoV sinkt)
- weniger interne Koordinations- und Adminlast
- weniger Fehlversuche durch bessere Briefings und Feedbackschleifen
- bessere Planbarkeit für Produktion/Projekte/Schichtmodelle
Praxisbeispiele für Cost-of-Vacancy im Mittelstand (realistisch formuliert)
Produktion / Montage
Vier unbesetzte Rollen über 8–12 Wochen sind selten nur „vier offene Stellen“. Häufig entstehen Überstundenketten, Qualitätsrisiken und Projektverschiebungen. Schon konservativ gerechnet kann der CoV pro Rolle im vierstelligen Bereich pro Monat liegen – je nach Wertschöpfungsanteil, Schichtmodell und Terminfolgen.Logistik / Peak Season
Wenn in Peak-Phasen 20 Kräfte fehlen, sind die Folgekosten oft nicht die Stundenlöhne, sondern die Lieferfähigkeit: Schichten bleiben unbesetzt, Cut-off-Zeiten werden verpasst, Kundenservice eskaliert. Der CoV steigt in Peaks sprunghaft, weil die Opportunitätskosten hoch sind.IT / Engineering
Bei Engpassrollen (z. B. Embedded, Automatisierung, Qualität) ist die „Zeit bis Entscheidung“ oft der Hebel. Wenn Kandidaten abspringen, entsteht keine lineare Verzögerung, sondern ein Rückfall im Prozess – plus Mehrkosten durch Rework, Stakeholder-Aufwand und Projektplananpassungen.Diese Beispiele zeigen: Der Business Case ist branchenabhängig – aber die Logik ist dieselbe: Vakanzzeit + Reibung + Entscheidungstempo.
Wann lohnt sich RPO für Ihr Unternehmen?
RPO rechnet sich besonders, wenn mindestens einer dieser Punkte zutrifft:
- mehrere Vakanzen parallel, die sich gegenseitig Ressourcen wegnehmen
- Recruiting-Spitzen (Saison, Projekte, neue Linien/Standorte)
- internes Recruiting ist gut, aber überlastet (Kapazität fehlt)
- die Time-to-Hire wird vor allem durch Abstimmung/Entscheidung gebremst
- Transparenz über Pipeline, Kanäle und Kosten fehlt
- Geschäftsführung/CFO erwarten eine ROI-Logik statt „Gefühl“
RPO ist dabei kein Ersatz für HR, sondern eine gezielte Verstärkung – mit klaren Verantwortlichkeiten und messbarer Steuerung.
So machen Sie den Business Case sichtbar (in 5 Schritten)
- CoV grob bestimmen
Welche Kosten entstehen pro Monat durch offene Stellen (Produktivität, Überstunden, Terminfolgen, Externe)? - Prozess-Engpässe identifizieren
Wo verlieren Sie Zeit: Briefing, Kandidatenpipeline, Interview-Slots, Entscheidung, Angebot? - Rollen priorisieren
Welche 2–3 Rollen verursachen den größten Schaden bei Vakanz? (Wertschöpfung, Lieferfähigkeit, Kundenimpact) - Pilot definieren
Start mit einem kompakten Format: Strategie-Check (45 Min) + Pilotprojekt (z. B. 12 Wochen) mit wöchentlichem Reporting. - Vorher-Nachher messen
Time-to-Hire/Time-to-Fill, Pipeline-Konversion, Candidate-Quality (z. B. Matching-Score), Stakeholder-Zufriedenheit.
Neugierig, was Ihre unbesetzten Stellen wirklich kosten?
In nur 45 Minuten analysieren wir gemeinsam Ihre Cost-of-Vacancy und zeigen konkrete Hebel, wie Sie Zeit und Geld sparen können.
FAQ: Häufige Fragen aus der Praxis
Wie sichtbar ist der ROI bei RPO?
Wenn wöchentlich gesteuert wird (Pipeline, Konversion, Zeit bis Entscheidung), wird der ROI nicht erst „am Jahresende“ diskutiert, sondern laufend transparent – inkl. Hebel und Engpässen.
Ist RPO teurer als interne Lösungen?
Nicht zwingend. Die entscheidende Frage ist: Was kostet die Vakanzzeit plus interne Reibung heute – und wie stark lässt sie sich durch zusätzliche operative Kapazität und klare Taktung reduzieren?
Wie startet man pragmatisch?
Mit einem kurzen Strategie-Check (45 Min) und einem Pilot auf wenigen priorisierten Rollen. Genau das ist im Onepager als Einstieg vorgesehen.
Über den Autor
Patrick-Oliver Spohler ist Geschäftsbereichsleiter Consulting RPO bei EXPERTS & TALENTS und ausgewiesener Experte für Recruitment Process Outsourcing.
Mit seiner langjährigen Erfahrung unterstützt er Unternehmen dabei, Recruiting-Prozesse effizienter, transparenter und messbar erfolgreicher zu gestalten.
Patrick-Oliver Spohler – Experte für Consulting im Bereich RPO
